Au cours d’une réunion Toastmasters typique, de nombreux rôles doivent être remplis afin que tout fonctionne bien. À tour de rôle, chacun remplit différents rôle à chaque réunion. De cette façon, chaque membre a l’occasion d’apprendre en jouant un rôle au cours de la réunion et devenir un Leader Compétent (CL) . Les rôles au cours d’une réunion varient de simplement compter les votes à mener la réunion, en passant par présenter un discours préparé.

Des Rôles lors des Réunions:

• Animateur: le toastmaster ou l’animateur organise l’ensemble de la soirée. C’est lui qui prononce l’ouverture et la fermeture de la séance éducative et introduit chaque orateur.
• Chronométreur: chaque discours est chronométré et les orateurs doivent veiller à ce que leur discours finisse dans le temps imparti.
• Responsable du Mot du Jour:  un membre est chargé d’introduire le « mot du jour » au début de la réunion. Il est aussi chargé de compter les nombres de fois dont le mot a été utilisé tout au long de la réunion.
• Compteur de Votes: le compteur de votes compile le nombre des votes pour les meilleurs orateurs de la soirée et collecte les feuillets de commentaires pour les donner aux orateurs.
• Grammairien: le grammairien est responsable de la qualité du langage.
• Compteur de Gaffes et d’Hésitations: le compteur de gaffes et d’hésitations est chargé de comptabiliser le nombre de « eh », de silences, et de répétitions de chaque orateur.
• Meneur d’Improvisations: lors de la session d’improvisations, le meneurs d’improvisations est appelé au pupitre pour énoncer les sujets. Chaque membre désigné a ensuite un à deux minutes pour répondre au sujet qui lui a été énoncé.
• Orateurs (Discours Préparés): les orateurs (trois ou quatre membres par réunion) doivent préparer les discours dans le cadre d’un projet du manuel de base ou des manuels avancés.
• Évaluateur Individuel: l’évaluateur est chargé de donner une appréciation sur le discours présenté selon des critères définis par le projet correspondant.
• Évaluateur Général: l’évaluateur général préside la session d’évaluation. Il est chargé d’introduire chaque évaluateur et donner un commentaire général sur la soirée.