Les réunions Toastmasters sont très structurées. Le mot d’ordre est de commencer et de terminer à l’heure, selon un ordre établi tel que vous pouvez le constater dans un modele de reunion type. 

ORDRE DU JOUR

1. Ouverture de la Soirée

Par le Président du Club

(Temps: environ 10 minutes)

1. Présentation des invités
2. Session administrative
3. Présentation du Mot du Jour
4. Présentation de l’Animateur de la Soirée2. Ouverture de la Séance Éducative et Présentation des Collaborateurs

Menée par l’Animateur
(Temps: environ 10 minutes)
a. Grammairien
b. Compteur de Gaffes et d’Hésitations
c. Chronométreur
d. Compteur de Votes
e. Meneur d’Improvisations

3. Session d’Improvisations
Menée par le Meneur d’Improvisations
(Temps imparti à chaque répondant: 1 à 2 minutes [les discours impromptu en dessous d’un minute ou au-dessus de 2 min 30 sec sont disqualifiés pour le prix du meilleur répondant de la soirée]; durée de la session: environ 20 minutes)

4. Session de Discours Préparés
Menée par l’Animateur
(Temps imparti à chaque orateur: 5 à 10 minutes selon le temps pré-établi par le projet[les discours préparés en dessous de 30 secondes du minimum du temps ou au-dessus de 30 secondes du maximum du temps sont disqualifiés pour le prix du meilleur orateur de la soirée];

durée de la session: environ 35 minutes

5. Session d’Évaluations

Menée par l’Évaluateur Général
(Temps imparti à l’évaluateur général: 5 à 7 minutes;  durée de la session: environ 30 minutes)

a. Évaluations des Discours Préparés
(Temps imparti à chaque évaluateur: 2 à 3 minutes [les évaluations en dessous de 2 min ou au-dessus de 3 min 30 sec sont disqualifiés pour le prix du meilleur évaluateur de la soirée])
b. Rapports techniques du Grammairien, du Responsable du Mot du Jour et du Compteur de Gaffes
c. Évaluation Générale de la Réunion

6. Conclusion de la Séance Éducative
Par l’Animateur
(Temps: environ 5 minutes)
a. Vote du Public
b. Remise des Rubans

7. Clôture de la Soirée
Par le Président du Club
a. Remarques des dirigeants
b. Commentaires des invités
c. Clôture